Le nombre des événements qui concernent la comptabilité varie, selon la taille de l’entreprise, entre quelques centaines (pour une structure artisanale de faible importance) à plusieurs centaines de milliers, voire de millions, pour les plus grandes entreprises. Ces faits comptables sont toujours représentés par un document (qui peut être un document établi de façon interne).

La collecte, le regroupement, la traduction, l’enregistrement et l’archivage des ces documents représente le travail essentiel des comptables. L’enjeu est de faire en sorte que la comptabilité représente une image fidèle, exacte et sincère de la situation de l’entreprise.

Cet enjeu est fondamental. En effet, en droit commercial, les documents comptables tiennent lieu de preuve entre commerçants. En matière fiscale, la comptabilité d’une entreprise est supposée a priori avoir valeur probante vis-à-vis de l’administration fiscale, notamment en matière de TVA. Si l’administration fiscale soupçonne peut démontrer que la comptabilité d’une entreprise n’est pas conforme aux règles de fidélité et de sincérité, elle peut prononcer le " rejet de comptabilité " (ce qui revient à dire qu’elle refuse sa valeur probante), et procéder à une taxation d’office, en fonction de son appréciation souveraine de ce qu’elle estime être la réalité.

Bien que, en théorie, un seul journal comptable soit nécessaire (le Journal Général), la masse des informations à traiter implique l’existence d’une organisation, d’un schéma de travail. La manière la plus classique de procéder est de séparer les différents documents en les regroupant par nature (factures d’achats, de vente, pièces de caisse ou de banque), et d’enregistrer sur des journaux comptables spécialisés chaque type de pièce. On parle dans ce cas de comptabilité divisionnaire (division des journaux).

Les écritures, passées sur les journaux (ou sur les brouillards, dans un système informatisé), sont ensuite regroupées par compte, pour donner le Grand Livre.

La liste des comptes, limitée aux seuls totaux et solde de chacun, s’appelle " Balance des Comptes ".

La structure même de la comptabilité implique, selon le principe de la partie double, que chaque fait comptable mette en jeu deux comptes au moins, et que l’analyse de ce fait comptable se fasse en terme d’emplois et de ressources.

Chaque pièce comptable va donc donner lieu à une écriture, qui sera nécessairement équilibrée (emploi = ressource).

La totalité des écritures sera reprise dans le Grand Livre, triée par compte. Un compte peut et n’est pas nécessairement équilibré (soldé). Il présente un solde débiteur ou créditeur, selon que le total des débits enregistrés sur ce compte est supérieur ou inférieur au total des crédits.

Par contre, la somme de tous les mouvements du Grand Livre, qui n’est rien d’autre que la somme des écritures des journaux, sera nécessairement équilibrée, et égale à la somme des journaux.

Il en sera de même pour les totaux de la Balance générale.

On peut écrire en conséquence les égalités suivantes, qui doivent impérativement être respectées :